Najbardziej podstawowy system konferencyjny składa się z mikrofonu, wzmacniacza, głośników i stacjonarnych urządzeń wyświetlających (takich jak inteligentne terminale stacjonarne i monitory LCD). Połączenie tych urządzeń tworzy system konferencyjny, służący do transmisji dźwięku, wyświetlania informacji i wzmacniania dźwięku, dzięki czemu użytkownicy mogą widzieć, słyszeć i mówić.
Wraz z postępem technologicznym i rosnącymi wymaganiami funkcjonalnymi, zwłaszcza powszechnym wykorzystaniem komputerów i sieci, zakres systemów konferencyjnych rozszerzył się. Obecnie obejmuje głosowanie/wybory/narady, wideokonferencje, zdalne wideokonferencje, konferencje telefoniczne, tłumaczenia symultaniczne i wyświetlacze komputerowe. Są to podstawowe elementy nowoczesnego systemu konferencyjnego i pojawiło się szereg powiązanych urządzeń, takich jak sterowanie centralne, sterowanie temperaturą, sterowanie oświetleniem, sterowanie dźwiękiem i sterowanie mocą. Kierując się nowoczesnym rozwojem technologicznym, system konferencyjny definiuje się obecnie jako kompletny zestaw sprzętu i oprogramowania związanego ze spotkaniami.
